Quel est le but d’une réunion de travail ?
Soyez clairs
Vous devez être très clair sur la raison pour laquelle vous convoquez une réunion. Il s’agit de déterminer ce que vous voulez accomplir et pourquoi vous rassemblez le groupe de personnes qui ont été invitées, de manière à ce que tous les participants aient un rôle pendant et après la réunion.
Le thème de la réunion accessible à tout le monde
Les réunions ont lieu pour l’une des raisons suivantes :
- Régler les éventuels conflits
- Négocier un contrat ou un accord, ou tout ce qui peut s’y rapporter
- Traiter un problème d’actualité au sein du groupe ou au sein de l’entreprise
- Recevoir un rapport pour évaluation et examen
- Fournir des informations aux personnes présentes sur un projet spécifique
- Solliciter les opinions des personnes présentes sur un sujet spécifique
- Proposer des idées ou des systèmes à mettre en œuvre
- Traiter toute question concernant l’entreprise
- Recevoir une formation
Le sujet
Chaque réunion propose un objet différent. Ensuite, le développement de celle-ci évoluera sur base des échanges. Sur une vie professionnelle, les sujets de réunion abordés peuvent être très différents. Par ailleurs, les points clés varient sur base du contexte, du type de service proposé et de l’environnement. Le sujet choisi aura un impact sur la qualité des échanges. Toute information pertinente devrait être partagée au bon moment.
Une réunion d’affaires
Prenons le cas de deux objectifs de réunion d’affaires. Une réunion de prise de décision n’est pas la même chose qu’une réunion de mise à jour du statut d’un projet, même si les deux objectifs pourraient être atteints lors d’une même réunion. Le travail de préparation de ces réunions exige le bon outil et le partage des informations avant, pendant et après chaque réunion intermédiaire.
Les managers consacrent de 30 à 50 % en moyenne de leur temps aux réunions. Il y aurait plus de 8 000 réunions qui auront commencé aux États-Unis chaque jour. Pour beaucoup d’entre nous, l’idée d’assister à une réunion suffit à nous faire peur. D’après une enquête menée auprès de travailleurs américains, la majorité se plaint du temps consacré à ses réunions de travail, estimant que les dossiers avancent plus vite lorsque l’on consacre du temps à soi-même.
Les réunions mal dirigées peuvent être ennuyeuses, chronophages et incroyablement improductives. Cela reste frustrant pour toutes les personnes impliquées, et surtout extrêmement coûteuse pour une entreprise. Les réunions improductives gaspillent plus de 37 milliards de dollars par an rien qu’aux États-Unis.
Plusieurs décisions seront prises durant celles-ci : le travail de chaque membre durant la réunion va amener différentes informations, et l’ensemble de l’équipe pourra en disposer, ce qui aura un impact sur le résultat final. Dans un département marketing, les résultats seront observables sur la pertinence des produits commercialisés.
Pourquoi améliorer les réunions de travail ?
Tout d’abord, il est possible que l’un ou plusieurs participants ne soient pas présent à la réunion. Il aurait aimé rajouter quelques éléments nouveaux, ou même améliorer sa première prestation.
Ensuite, pour améliorer l’efficacité d’une équipe, toutes les erreurs faites précédemment seront résolues et la réunion sera améliorée dans tous ses aspects. Il y aura donc une nouvelle cohésion d’équipe avec peut être de nouveaux projets à la clé.
Les réunions sont d’excellents outils de communication et de planification. Toutefois, elles sont souvent considérées comme ennuyeuses, sans résultats et non-productives par de nombreux employés. Car on les perçoit comme des processus longs et monotones, et de plus en plus sans succès. Cependant, les voir comme cela représente un problème, car ce sont d’excellentes sources d’information, de partage sur l’entreprise et l’industrie. Les managers ont donc beaucoup de responsabilités pour devoir les améliorer.
Comment organiser une réunion d’équipe ?
Le commencement
Afin d’organiser efficacement votre réunion de direction, vous devez commencer par en identifier les objectifs. Envoyer un mail à chacun des participants pour avoir une preuve de la réception de l’invitation en amont. Dans le mail, il faudra y indiquer la date, l’heure, le lieu ainsi que certains points important à aborder lors de la réunion.
En effet, chaque équipe aura un ou plusieurs objectifs à la fin de la réunion. Toutes les équipes n’auront pas les mêmes projets. Ils auront différentes idées grâce à chacun des participants. Ils auront également des règles, des outils et des méthodes différentes pour atteindre cet objectif.
Une fois que vous avez défini clairement les objectifs de votre réunion, vous pouvez commencer à l’organiser.
Toutes les équipes auront des règles et attentes différentes pour avoir des résultats en relation avec leur sujet. Il n’est pas nécessaire de suivre une formation pour pouvoir participer à une réunion.
La communication
Une communication concise, claire et engageante. Il existe quelques stratégies que vous pouvez utiliser à la fois en tant que leader de réunion et en tant que participant à celles-ci. Communiquer par mail est aussi une aide pour avoir les informations des managers.
Les rôles
Il faut également avoir un secrétaire pour pouvoir faire un compte rendu, c’est une sorte de menu de l’ensemble des points de vue de la réunion pour pouvoir avoir toutes les informations pour les absents et également pour les présents qui aurait oublier des infos.
Les différents types de réunions auront des objectifs différents, et ceux-ci doivent être très clairs dès le début du processus de planification pour avoir une bonne mise en place.
Dans une seule équipe il y a différents type de participants. Il est possible d’avoir le même rôle pour plusieurs participants comme par exemple plusieurs managers. Cela dépend des différents attentes des équipes
Comment optimiser ses réunions ?
Chaque réunion est différente et chacune d’elle a quelque chose à améliorer et chaque personne a un rôle important et un sujet qu’il voudra développer.
TOP
La règle TOP consiste à expliciter ces trois éléments : T = Thème de la réunion O = Objectif à atteindre à la fin de la réunion P = Plan à définir avec l’ordre du jour et les points à aborder. Cela vous donne un plan à suivre et à respecter pendant la réunion. Vérifiez que vous avez bien atteint votre TOP en fin de séance.
Le timing
Respectez le temps de vos participants. Commencez à l’heure et terminez à l’heure, la ponctualité est importante. Si tous les participants sont présents, vous pouvez demander de commencer la réunion en avance ! Faire une pause durant les réunions permet de les améliorer.
Arriver au point central
Passez quelques minutes avant la réunion à réfléchir à votre message. Que voulez-vous faire passer ? Assurez-vous de le dire directement, clairement et tôt. Si tout le monde dans votre auditoire ne peut pas exprimer le point, votre réunion a été un échec.
Les membres de la réunion
Considérez qui doit être présent et qui ne doit pas l’être. S’il n’est pas essentiel que quelqu’un soit présent, laissez-le se tirer d’affaire, pour laisser plus d’espace pour les autres membres.
Le public
Réfléchissez à ce que votre public a réellement besoin de savoir. Anticipez les questions que votre public pourrait avoir en cherchant ce qu’il veut savoir, faire une liste avec toutes les informations importantes et essentielles.
Ordre du jour
Établissez l’ordre du jour à l’avance. Donner aux gens une idée de ce dans quoi ils se dirigent, que ce soit avec un agenda ou des documents d’informations clés.
La distraction
Éteignez votre téléphone portable ou d’autres appareils. En effet, ils aideront à rester concentré, à part si c’est un outil dont vous aurez besoin durant la réunion. Tout comme vous voulez qu’un orateur respecte le temps dont vous aurez besoin en commençant et en terminant à l’heure et en allant droit au but, vous, en tant qu’auditeur, devez éliminer toute distraction potentielle et tous les problèmes qui pourraient vous distraire.
Les notes
Prendre des notes. Non seulement cela donne une impression à l’orateur que vous êtes engagé et écoutez activement, mais cela vous aidera à vous souvenir des informations clés plus tard et peut-être pouvoir réexpliquer ce qui a été dit à une personne absente durant la réunion.
Poser des questions
Assurez-vous d’obtenir ce que vous voulez d’une réunion en posant des questions. Si vous ne comprenez pas quelque chose, il y a de fortes chances que les autres soient également confus. Assurez-vous simplement de poser une question significative, et pas seulement de remplir un espace. Le responsable peut alors faire une séance de question à la fin de la réunion.
Changer les rôles
Toutes les équipes ont un ou plusieurs collaborateurs pour faire la mise en place de la réunion. Ils apportent chacun des conseils pour une meilleure gestion de l’entreprise.
Laissez quelqu’un qui est généralement un leader devenir un secrétaire, et un secrétaire devenir un leader. Les leaders sauront pour la prochaine fois comment améliorer leurs tâches. Un changement de rôle mettra tout le monde au défi.
Le lieu
Changer de lieu ou de configuration. Vous rencontrez-vous toujours dans la même pièce ? Êtes-vous toujours assis à la même place ? Vous pouvez opter pour un déménagement dans une nouvelle salle de conférence, faire une réunion dans un restaurant par exemple. Cela permet aussi d’apprendre les goûts de chacun et de mieux faire connaissance. Le fait de changer également la place de chacun des participants peut être productif. Au besoin, organiser tous les 6 mois un plan pour leur emplacement.
Pour conclure, si les réunions de votre organisation semblent stagnantes, inefficaces et une perte de temps pour tout le monde, il peut également valoir la peine de changer les choses par d’autres méthodes comme par exemple faire des votes ou d’autres techniques. Ce qui amènera des résultats intéressants. En amont, pour la réflexion sur les nouveaux produits, prévoyez plutôt une réunion de brainstorming avec la participation de l’ensemble de l’équipe.
