Comment bien déléguer ?

Déléguer est une tâche importante dans l’entreprise et dans le business. Cela va vous permettre d’y voir plus clair et surtout, de ne pas être débordé.

Il s’agit d’ un moyen de rentabiliser son temps, d’établir un travail d’équipe efficace et bien d’autres avantages.

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Pourquoi déléguer des tâches ?

L’importance de la délégation

Pourquoi est-il important de déléguer une tâche ? La délégation est très importante car vous ne saurez pas tout faire tout seul. En effet, certains managers pensent qu’ils réaliseront des travaux assez complexes tout seul.

C’est vrai, ils peuvent réaliser des missions tout seul mais ils mettront beaucoup plus de temps qu’en groupe. De plus, ces managers solitaires perdront beaucoup d’énergie, ils auront moins de créativité qu’à plusieurs, plus de difficultés à remplir chaque partie du contrat,…

D’une part, au niveau des managers, utiliser la délégation va responsabiliser votre équipe, contribuer au développement personnel et renforcer la confiance. D’autre part, au niveau des dirigeants, déléguer va aider à identifier qui est le mieux placé pour aborder des tâches ou des projets.

Au sommaire de cet article, tiré de notre blog, vous allez également découvrir les tâches à déléguer et à ne pas déléguer. N’hésitez pas à consulter les autres onglets du menu pour en découvrir davantage.

un manager qui délègue une tâche

La délégation d’une tâche permet de gagner du temps

Les employés passent généralement beaucoup de temps dans le traitement de dossiers qui leur ont été confiés par un manager. En effet, un manager peut gagner énormément de temps en déléguant une tâche à un de ses employés. Ce même manager pourra donc se consacrer pleinement à un autre projet sans perte de temps. Déléguer efficacement, surtout au niveau du management, reste très important et bénéfique pour une entreprise.

Gagner du temps est sans doute l’ objectif premier de la délégation de tâches. La mise en oeuvre du management consiste à optimiser la gestion du personnel. C’est grâce à cette gestion que chaque réalisation demandée sera faite plus rapidement.

Le temps est la ressource la plus précieuse dont une entreprise peut disposer. Déléguer efficacement va vous permettre de vous rapprocher le plus des objectifs fixés par l’entreprise. Une célèbre phrase résume très bien la situation: « le temps, c’est de l’argent ».

Par conséquent, le processus de délégation peut être un investissement rentable pour votre société. Cet investissement vous assurera la bonne santé et le succès à long terme de votre association. De plus, la délégation de tâche devrait être une valeur ajoutée à votre entreprise.

gagner du temps en déléguant

Les employés peuvent prendre de l’expérience et développer leur compétences

Cette rubrique de l’ article est très importante pour le succès de l’entreprise. A long terme, quelqu’un qui veut monter de plus en plus haut dans l’entreprise va vouloir en apprendre davantage. Ces personnes vont donc essayer de réaliser un travail parfait, remis dans les temps.

En plus, chaque employé va prendre de l’expérience en demandant des conseils, au niveau de tâches administratives ministérielles ou encore sur la budgétisation par exemple.

Par ailleurs, si quelqu’un ne souhaite pas spécialement gravir des échelons au niveau de la société où il travaille, il peut tout de même prendre de l’expérience au niveau du traitement de chaque dossier auquel il sera confronté.

 

Déléguer est utile pour son propre avancement dans l’entreprise

Au plus vous allez progresser au sein de l’organisation pour laquelle vous travaillez, au plus les gestionnaires au dessus de vous vont surveiller votre travail. Ces gestionnaires vont vérifier si vous faites votre travail, si vous suivez les règles, si vous faites preuve de productivité, et bien évidemment si votre travail est bien réalisé.

Le PDG de votre entreprise va demander à ses managers de réaliser des missions. Ces missions sont très difficilement réalisables tout seul. C’est pourquoi il est important de déléguer des tâches. En plus, chaque PDG attendra des résultats concluants de la mission ou du projet qui ont été confiés au manager.

 

Aider à communiquer

La hiérarchie entre un manager et un employé diminuera en déléguant. Dans ce cas, ils deviendront de réels collaborateurs, ce qui facilitera la communication.

La discussion entre collaborateurs à propos des missions à réaliser et le partage d’idées peuvent augmenter la cohésion d’équipe. Une équipe soudée et compétente rendra de meilleurs résultats.

Les groupes de travail peuvent être formés en fonction de l’âge, en fonction de leurs loisirs ou de différentes manières. Mais cependant, il y a plus de chance que l’entente entre chaque collaborateur soit bonne s’ils partagent plus ou moins les mêmes centres d’intérêts.

Si l’entente entre collaborateurs est optimale, les missions seront réalisées plus rapidement, ils deviendront beaucoup plus efficaces. Ceci peut permettre à l’équipe de se tourner vers des missions plus difficiles à réaliser.

Cependant, le manager aura toujours des pouvoirs supérieurs à ceux de son employé. Ce dernier devra donc suivre une série de règles s’il ne veut pas aller contre l’ autorité de son manager.

une bonne communication est primordiale

Un succès collectif

Lorsque l’équipe atteindra ses objectifs, le succès sera collectif et pas seulement celui du manager. Ce dernier aura plus de responsabilités (il s’occupera bien évidemment du management des opérations), mais les louanges seront faites à tout le monde. En conclusion, les remerciements ne seront pas faits à quelqu’un en particulier mais à tout le groupe.

Grâce à ce succès, chaque personne du groupe va se sentir intégrée dans l’entreprise. C’est là que l’ art de la solidarité d’une équipe entre en jeu.

Dans ce cas, tout le groupe attendra de manière impatiente le prochain succès ainsi qu’une nouvelle tâche à réaliser. Cette tâche aura une durée de réalisation moindre grâce à la cohésion de groupe.

En fin de compte, une organisation fonctionnelle et optimale est une organisation qui fonctionne de manière à ce que ses membres puissent mettre à profit toutes leurs compétences et leurs savoirs.

le succès de tous les membres

Préserver des personnes qualifiées dans une équipe

Il est important de ne pas se séparer de personnes qualifiées dans une équipe. En effet, toute entreprise a besoin de personnel qualifié dans ses rangs.

Si les employés se sentent important dans l’entreprise (grâce à des responsabilités par exemple), la motivation à réaliser des missions plus importantes sera grandissante.

Dans ce cas, ils se sentiront satisfaits ce qui augmentera leur fidélité de manière à ce qu’ils ne cherchent pas d’ emploi ailleurs.

Pourquoi est-il important de déléguer des tâches en tant que manager ?

Certains collaborateurs peuvent être meilleurs que vous dans certains domaines

Dans le monde, ainsi que dans la vie, chaque personne est différente. De ce fait, on peut dire que différentes personnes possèdent des compétences différentes. Dans un travail commun, tous les collaborateurs doivent apporter une pierre à l’édifice. Certains seront plus spécialisés dans des domaines spécifiques alors que d’autres le seront moins.

Il est également important de trouver de bons collaborateurs. Le but est, qu’ensemble, l’équipe se complète pour la réalisation d’une mission commune.

 

Deux vaut mieux qu’un

D’une part, en déléguant des tâches à des collaborateurs, vous allez considérablement augmenter votre rendement de travail.

D’autre part, sans l’utilisation de la délégation, vous allez vous imposer un lourd fardeau. Vous pouvez être tellement submergé que votre forme physique ou encore votre santé mentale soient atteintes.

La délégation d’un travail de routine à un collaborateur va soulager votre stress. Effectivement, ce collaborateur va vous permettre un gain de temps. Grâce à ce temps gagné, vous allez pouvoir continuer à réaliser des tâches plus tranquillement tout en gardant le contrôle de votre vie.

C’est pourquoi le management de travail peut être bénéfique pour toute personne chargée de travaux conséquents.

deux collaborateurs travaillant ensemble valent mieux qu'un

 

Déléguer pour construire une équipe efficace et de confiance

Sachant que la plupart des tâches s’accomplissent en équipe, il faut donc une bonne entente entre collaborateurs. Si vous introduisez chaque collaborateur dans l’équipe, faites-le sentir important et en confiance, il vous montrera de quoi il est capable.

La délégation de tâches aide chaque personne à être plus engagée car ils ressentent un soutien de la par de leurs gestionnaires ainsi que de leurs collaborateurs. Ces derniers donnent le moyen à chaque membre du personnel de s’épanouir pleinement dans la société

Grâce à ça, les collaborateurs ressentent le besoin d’en apprendre davantage, dans le but de se donner le moyen d’accomplir de plus grandes choses.

collaborateurs soudés, solidaires et indivisibles

Comment déléguer efficacement?

Donner une description claire de la tâche

Il est important de bien décrire les étapes de la réalisation de la tâche demandée, pour quand vous voulez qu’elle soit finalisée, pourquoi vous voulez que cela soit fait. Il est également intéressant de connaitre les outils et les ressources disponibles pour plus d’ efficacité.

Au sein du processus de délégation, des obstacles peuvent être rencontrés. Si l’employé possède assez de pouvoir et la confiance de son employeur, il pourra régler le problème avec beaucoup d’ autonomie (même si le manager va superviser, et approuver son travail).

C’est la définition même de « déléguer une tâche » : un manager va donner des responsabilités à son collaborateur. Le manager va donc faire preuve de management.

Néanmoins, ce collaborateur sera tout de même sous le contrôle de son manager. Ce dernier a donc un pouvoir sur son collaborateur. Cependant, tout collaborateur face à la tâche qui lui est demandée sera contraint de faire des choix judicieux de manière à ce que la mission se déroule correctement.

En conclusion, les tâches doivent être clairement décrites pour le bon déroulement de la mission. Si un collaborateur rencontre un obstacle, il peut détourner certaines règles s’il possède assez de pouvoir. Il risque tout de même de subir un contrôle de son travail fait par son superviseur.

post-it des tâches à réaliser

Préciser ce que l’employé doit apprendre

Il est important que vous guidiez votre employé pour qu’il s’améliore. Comment faire ? Vous pouvez par exemple lui donner des articles à rédiger, lui proposer des formations pour améliorer ses compétences, etc.

Il est également important de poser des questions à son employeur pour savoir comment il préfère procéder. Certains préféreraient recevoir des articles et les analyser, d’autres préféreraient peut-être des formations. Ceci dépend de chaque personne, c’est une question de goût.

Fournir les ressources appropriées

La délégation sans ressources, articles, informations ou pouvoir d’agir sera vouée à l’échec.

S’il y a la possibilité, munissez-vous d’un échantillon ou prototype de ce à quoi devrait ressembler votre projet une fois terminée.

N’hésitez pas à envoyer des emails ou encore à poser des questions à un collaborateur qualifié. Vous pouvez également aller vous informer sur internet. Un blog peut, par exemple, vous faciliter la tâche.

poser des questions pour être éclairci

Indiquer clairement le niveau d’autorité de votre employé

Les règles concernant le niveau d’autorité de votre employé doivent être annoncées dès le premier jour. Chaque employé doit savoir ce qu’il peut ou ne peut pas faire au sein de la société.

Voici deux exemples :

Doit-il discuter avec vous avant de dépenser de l’argent? Cette question est assez importante car elle touche au capital de la société. De fait, l’employé ne pourra pas faire ce qu’il veut avec cet argent.

Voulez-vous des rapports d’étapes hebdomadaires? Cette question est également très importante. L’employé doit savoir s’il doit faire un compte rendu de son avancement en fin de journée ou non.

dire stop lorsque c'est nécessaire

Déléguer toute la tâche à une seule personne

D’un coté, déléguer une tâche pas trop difficile à un seul employé lui donne la chance de trouver des solutions créatives du début à la fin. Cette tâche va lui faire ressentir un sentiment de fierté face à son travail accompli.

D’un autre coté, déléguer à plusieurs personne peut être un atout majeur à la réalisation du travail. Chaque collaborateur peut apporter un petit plus au travail.

 

Vous déléguez des responsabilité, pas des méthodes

Lorsque vous déléguez des responsabilités, votre employé fait face à la tâche demandée. Ce dernier va recevoir des consignes mais aucune méthode de réalisation.

Il faut garder à l’esprit que chaque collaborateur est différent. Ces collaborateurs ne feront pas la même tâche de la même façon.

Lorsque vous demandez à vos employés qu’ils travaillent exactement de la même manière que vous, vous perdez la possibilité de tirer profit de leurs forces individuelles.

 

Convenir ensemble d’un plan et approuver le travail en cours de route

Il est important d’établir la fréquence à laquelle le manager veut rencontrer son employé. Evidemment, l’avancement du projet fait partie de la tâche. De ce fait, chaque employé ou collaborateur devra donc absolument respecter les échéances.

Lorsque des problèmes surviennent, il est important d’encourager votre employé ou votre collaborateur. Il est plus judicieux de l’aider à résoudre les problèmes, plutôt que de reprendre le projet et de le terminer vous-même.

planifier pour mieux s'organiser

Exprimer votre confiance à propos des capacités de votre employé

Dans l’accomplissement d’une mission déléguée, le soutien d’un collaborateur ou de votre supérieur est capital. Ce soutien semble inutile, mais cependant, elle donne de la confiance. Et cette confiance va améliorer la performance de vos employés.

D’un autre coté, le manque de confiance ou d’hésitation peut balayer un résultat positif. L’hésitation de votre patron sur vos compétences peut être ressentie même si elle n’est pas exprimée.

Quelles sont les tâches qu’on peut déléguer?

Les tâches répétitives

Chaque entreprise a besoin de déléguer. Ces entreprises vont principalement déléguer des tâches répétitives et similaires. Ces emplois sont plus ou moins identiques à chaque fois, il peut cependant y avoir des variations.

La tâche demandée à son employé doit être effectuée tous les jours, toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois selon la fréquence établie avec son gestionnaire. Cette tâche ne devrait pas être trop difficile à faire. Cette dernière pourra donc être réalisée assez rapidement. Grâce à cela, le gestionnaire pourra se consacrer pleinement à autre chose.

répartition journalière des tâches

Les projets qui renforcent les compétences

En tant que leader, vous devez essayer d’améliorer les capacités de vos subordonnés. Ceci est bénéfique pour vous ainsi que pour votre employé lui-même.

Néanmoins, il existe des projets trop compliqués et donc irréalisables pour certains membres du personnel. Cependant, il existe aussi des projets, à prendre comme des défis, qui vont encourager votre équipe à élargir ses capacités.

Pour que votre équipe grandisse, vous devez lui offrir plus d’opportunités.

 

Les tâches intéressantes

Un gestionnaire se doit de garder ses employés intéressés. Sans cela, les employés risquent d’être lassés, de ne pas aimer leur profession, et donc de vouloir changer de métier.

De ce fait, pour maintenir la motivation de ses employés, un gestionnaire doit déléguer des activités plus amusantes. Il devra laisser faire les choses dont ses employés apprécient de faire.

Imaginez que votre équipe aime les tâches extérieures. Essayez de leur assigner des emplois qui nécessitent des travaux à l’extérieur.

être intéressé par ce que l'on fait

Les tâches pour lesquelles vos employés sont plus qualifiés

Ce n’est pas parce que vous êtes le leader du groupe que vous avez des capacités que vos employés n’ont pas.

Il existe sans doute quelque chose dans lequel votre subordonné est plus expérimenté que vous. Certaines personnes peuvent être calées en informatique, alors que d’autres seront complètement dépassés par la technologie.

Ainsi, toutes les tâches, dans lesquelles un membre de votre équipe est meilleur, devraient lui être déléguées. Vous ne devez pas garder ces tâches pour vous par fierté, mais les déléguer pour que le projet soit réalisé de la meilleure des manières.

Que ne devriez-vous pas déléguer?

Une tâche qui prend trop de temps à expliquer

Il est inutile d’expliquer comment réaliser une tâche à un employé si le temps d’explication est plus grand que l’opération en elle-même. Par exemple, vous n’allez pas passer quatre heures à expliquer quelque chose à votre employé si vous auriez pu le faire en une heure.

Donc, si quelque chose demande des explications approfondies, même si la tâche en elle-même n’est pas compliquée, vous devez éviter de la déléguer.

De même, si vous savez que vous prendrez moins de temps pour réaliser cette tâche, faites-la.

Une tâche ennuyeuse

Comme mentionné dans un des points de la question précédente, vous devez essayer de garder vos employés motivés et intéressés.

En effet, des tâches ennuyeuses peuvent ne pas intéresser vos employés voire les démotiver. S’ils n’aiment pas les tâches qu’ils doivent faire, ils vont perdre de l’enthousiasme et vont donc réduire la qualité de leur boulot.

Néanmoins, vous pouvez garder les tâches ennuyeuses pour vous. C’est un sacrifice qui peut maintenir le moral et la qualité du groupe.

motiver son équipe pour l'efficacité

Tout le monde n’est pas capable de déléguer

Les personnes qui ont d’autres tâches importantes risquent d’être dépassées par les événements. Chaque collaborateur doit garder le contrôle de la tâche qui lui est demandée. Tout le monde doit remplir avec efficacité la mission qui lui a été imposée.

Comment déléguer des tâches à des employés surchargés? Ces personnes ne vont pas réussir à se concentrer pleinement sur leur mission. Il est donc évident qu’il ne faut pas déléguer de tâches si la personne est submergée (elle risque d’autant plus perdre le contrôle des opérations).

Les gens qui n’ont pas le temps de mener à bien la tâche. Bien évidemment, aucune personne ne sait réaliser quelque chose s’il ne possède pas assez de temps. Ils n’auront donc pas le choix, ils seront contraints à ne pas réaliser la tâche.

Les personnes qui ne sont pas qualifiées pour accomplir une tâche avec brio ne doivent y travailler. Effectivement, certains dossiers, dont les données sont trop complexes pour des employés, ne doivent pas leur être confiés. Cette tâche doit être prise en charge par un collaborateur qualifié.

En conclusion

Dans cet article, nous avons abordé différents thèmes qui pourraient vous aider dans votre profession et dans la délégation de tâches au sein de votre entreprise. Grâce à cela, vous pourrez pleinement vous épanouir dans votre métier et améliorer la qualité de votre travail. Consultez notre blog à la recherche d’ article comme celui-ci pour vous aider dans d’autres domaines.

Nous espérons que la lecture de cet article vous a aidé à comprendre l’importance de la délégation d’une tâche et comment déléguer correctement. Nous espérons que nous vous avons fait découvrir de nouvelles choses. Si vous avez des questions après la lecture de cet article, vous pouvez nous contacter par le formulaire de contact sans oublier d’y indiquer votre adresse email. N’hésitez pas à poursuivre votre navigation sur notre blog pour plus d’informations ou à naviguer dans le menu pour en découvrir davantage.

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